Cách quản lý thời gian và 4 cấp độ của ma trận Eisenhower

Tại sao nên áp dụng ma trận Eisenhower vào quản lý thời thời gian mà không phải các phương pháp quản lý thời gian khác như Pomodoro, nguyên tắc Pareto hay Eating the Frog…Không phủ nhận hiệu quả của các phương pháp này mang lại, tuy nhiên trong trường hợp cùng một khoảng thời gian mà bạn có quá nhiều công việc cần phải giải quyết, thời gian xử lý kéo dài hơn so với dự kiến khiến mọi thứ xung quanh trở nên rối tung thì ma trận Eisenhower chính là giải pháp hữu ích nhất.

Cùng Duy Digital tìm hiểu sâu hơn về  phương pháp quản lý thời gian và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên này có những ưu điểm nổi bật nào trong nội dung bài viết sau.

Định nghĩa ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower còn được biết đến với tên gọi được Việt hóa là ma trận quyết định ưu tiên (khẩn cấp). Ma trận này là công cụ quản lý thời gian và ưu tiên công việc được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D.Eisenhower. Ma trận này giúp chúng ta xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của các công việc khác nhau. Ma trận này sử dụng hai chiều: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

Tìm hiểu về ma trận Eisenhower
Tìm hiểu về ma trận Eisenhower

Hiểu đúng về bản chất của ma trận quản lý thời gian theo tính chất công việc Eisenhower

Bản chất cốt lõi của ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ khẩn cấp. Phương pháp này giúp chúng ta tách biệt và phân loại các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành theo các nhóm khác nhau, việc này giúp chúng ta đưa ra được phương án tiếp cận và phân bố thời gian hiệu quả.

Mức độ quan trọng

Mức độ này giúp chúng ta đo lường được mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị mà nhiệm vụ này mang lại. Các nhiệm vụ, công việc có thể liên quan đến sự phát triển của cá nhân, các mối quan hệ, sự nghiệp, sức khỏe….những mục tiêu lớn cần đạt được trong cuộc sống. Các nhiệm vụ nằm ở mức độ quan trọng không mang lại giá trị tức thời, do đó các nhiệm vụ này thường bị trì hoãn, xao nhãng.

Mức độ khẩn cấp

Trong ma trận Eisenhower, đây chính là khía cạnh đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, nhiệm vụ. Các nhiệm vụ ở mức độ này thường liên quan đến thời hạn, cần hoàn thành gấp hoặc có deadline cụ thể. Việc hoàn thành hoặc không hoàn thành kịp thời có thể gây nên hậu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chất lượng của cả nhiệm vụ.

Phân loại nhiệm vụ

Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhiệm vụ mà ma trận Eisenhower sẽ phân loại nhiệm vụ thành 4 cấp độ khác nhau gồm:

  • Quan trọng và khẩn cấp
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
  • Không quan trọng và không khẩn cấp.

Bằng cách phân loại theo cấp độ, chúng ta sẽ có cách tiếp cận và xử lý các nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn.

Phân loại công việc theo 4 cấp độ của ma trận Eisenhower
Phân loại công việc theo 4 cấp độ của ma trận Eisenhower

4 cấp độ của ma trận Eisenhower

Quan trọng và Khẩn cấp – Quadrant 1

Đây là cấp độ được ưu tiên hàng đầu, cần được thực hiện ngay và được phân thành 3 loại gồm:

  • Tình huống bất ngờ, không lường trước được: Các tình huống như bệnh tật bất ngờ, cuộc họp khẩn cấp hoặc nhiệm vụ đột ngột xảy ra sẽ làm thay đổi dự định  của chúng ta. Những cuộc điện thoại quan trọng hoặc email công việc đôi khi xuất hiện mà không báo trước, cũng là những tình huống mà chúng ta không thể dự đoán được.
  • Tình huống có thể phán đoán được: Cuộc họp đã được sắp xếp trước, những buổi họp định kỳ, hoặc các sự kiện như sinh nhật người thân, đám cưới của bạn bè… Bằng cách này, chúng ta sẽ đưa chúng vào kế hoạch trong ngày nên dễ dàng quản lý được.
  • Do trì hoãn: Trên thực tế là đôi khi chúng ta vẫn chọn trì hoãn công việc cho đến khi gần hạn chót mới bắt đầu. Việc làm báo cáo, chuẩn bị bài thuyết trình… thường xuyên bị trì hoãn đến khi áp lực trở nên không thể chịu đựng được. Điều này làm tăng thêm áp lực và đôi khi ảnh hưởng đến chất lượng của công việc.

Quan trọng nhưng không Khẩn cấp – Quadrant 2 trong ma trận Eisenhower

Để tận dụng hiệu quả thời gian và quản lý công việc một cách có hệ thống, việc tập trung vào ưu tiên và các công việc quan trọng là không thể phủ nhận.
Việc tập trung vào những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là một trong những phương pháp hữu ích. Không chỉ mang giá trị về công việc, mức độ này còn giúp chúng có thể tích lũy kinh nghiệm, giúp chúng ta đạt thành công trong công việc.

Khi bạn đang làm việc trên một dự án P2 và một công việc P1 xuất hiện, lời khuyên là tạm dừng công việc P2 và tập trung giải quyết công việc P1 trước. Bằng cách này, bạn không chỉ giải quyết ngay lập tức nhiệm vụ đột xuất mà còn giữ được sự ổn định và tiếp tục công việc P2 mà không phải lo lắng về công việc chưa hoàn thành. Việc này không chỉ giúp bạn duy trì được quy trình làm việc mà còn tạo ra một thói quen hiệu quả, giúp tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc của bạn.

Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp – Quadrant 3

Những nhiệm vụ thuộc cấp độ này không có gì quan trọng nhưng chúng xuất hiện đột ngột và chúng ta không thể kiểm soát chúng. Với những công việc thuộc tình huống này, bạn cần xử lý nhanh chóng, tránh mất quá nhiều thời gian. Nếu có thể, hãy từ chối và kết thúc những công việc này lịch sự.

Không Quan trọng và không Khẩn cấp – Quadrant 4

Với ô cấp độ 4 trong ma trận Eisenhower, chúng ta nên tối đa hóa thời gian bởi chúng khiến thời gian bị tiêu tốn nhưng không mang lại bất kỳ giá trị nào.

Tóm lại, khi bắt đầu bất kỳ công việc nào thuộc cấp độ 4 không quan trọng và không khẩn cấp, hãy đặt các câu hỏi như: tác dụng của việc này là gì, việc này có ích lợi gì giúp chinh phục mục tiêu, việc này có cần thiết không….

Khoảng thời gian phù hợp để phân bổ theo cấp độ của ma trận quản lý thời gian theo tính chất công việc Eisenhower là:

  • Q1: khoảng 15% – 20%
  • Q2: khoảng 60% – 65%
  • Q3: khoảng 10% – 15%
  • Q4: ít hơn 5%

Xem thêm: Bên cạnh phân chia cấp độ công việc theo ma trận quản lý thời gian theo tính chất công việc Eisenhower để lên kế hoạch cho các công việc cần hoàn thành. Chúng ta sẽ đạt hiệu quả công việc tốt hơn khi kết hợp cùng phương pháp SMART để thiết lập và đánh giá mức độ khả thi của công việc cần thực hiện.

Cách ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Trước khi áp dụng ma trận này vào những công việc cần thực hiện, bạn hãy dành thời gian quan sát thời gian hoàn thành các hạng mục công việc trong vòng một tuần. Việc này giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo các cấp độ được chính xác hơn.

Khi đã sắp xếp các công việc theo cấp độ, hãy quan sát xem cấp độ nào đang chiếm nhiều đầu mục công việc nhất. Nếu các các công việc được phân bổ nhiều ở cấp độ 2, điều này chứng minh rằng bạn đã nắm được tất cả các công việc quan trọng, cần được giải quyết.

Ngược lại, trường hợp các hạng mục công việc được phân bổ nhiều trong các cấp độ 1, 3, và 4 thì bạn nên xem xét lại ma trận của mình.

Lập kế hoạch thực thi nhiệm vụ
Lập kế hoạch thực thi nhiệm vụ

Cụ thể, các bước giúp bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower để quản lý và tối ưu hóa thời gian xử lý công việc hiệu quả:

Bước 1: Xác định công việc

  • Liệt kê công việc: Tạo danh sách tất cả các công việc, nhiệm vụ, hoặc mục tiêu bạn đang đối mặt.

Bước 2: Phân loại công việc theo cấp độ

Bước 3: Lập kế hoạch thực hiện

  • Bắt đầu theo thứ tự ưu tiên: Bắt đầu với các công việc trong Q1, sau đó Q2. Điều này đảm bảo rằng những công việc quan trọng nhất được xử lý trước.
  • kế hoạch về thời gian: Dành thời gian cố định cho mỗi loại công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và giữ được sự linh hoạt.
  • Kiểm soát thời gian: Hãy tự giới hạn thời gian dành cho mỗi công việc để tránh sự lãng phí.

Bước 4: Thực hiện kế hoạch

  • Chăm chỉ thực hiện: Bắt đầu làm việc theo kế hoạch và tập trung vào công việc quan trọng nhất.
  • Linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết: Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết khi một công việc quan trọng xuất hiện hoặc khi cần thay đổi ưu tiên.

Bước 5: Đánh giá và đưa ra phương án tối ưu nếu có

  • Đánh giá quá trình: Xem xét công việc đã hoàn thành và xác định nếu cần điều chỉnh chiến lược.
  • Đúc kết kinh nghiệm và đưa ra phương án tối ưu:  Rút ra bài học từ quá trình quản lý thời gian và áp dụng chúng cho các kế hoạch tương lai.

Lời kết

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với những ai có mục tiêu nhưng chưa biết cách sắp xếp và quản lý thời gian của mình. Với phương pháp này, chúng ta sẽ phân loại được cấp độ ưu tiên của công việc, từ đó đưa ra kế hoạch thực hiện một cách cụ thể, giúp mang đến kết quả tốt.

Bên cạnh đó, ma trận Eisenhower còn giúp chúng ta tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị tránh dành quá nhiều thời gian cho những công việc khẩn cấp nhưng không mang lại giá trị nào. Hy vọng với những thông tin mà Duy Digital chia sẻ trên sẽ giúp bạn hoạch định được công việc, không phải gồng mình để giải quyết một đống việc hỗn độn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *