Hybrid Working – Xu hướng làm việc hiện đại, linh hoạt

Văn hóa làm việc theo mô hình Hybrid Working đang dần trở thành xu hướng khi nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí quản lý và chi phí văn phòng sau khi trải qua một khoảng thời giản bị ảnh hưởng bởi đại dịch. Một số người lao động cũng thay đổi phong cách làm việc, họ thích làm việc ở nơi thoải mái hơn là ngồi gò bó ở văn phòng. Triển khai mô hình Hybrid Working góp phần giải quyết tất cả vấn đề trên.

Hybrid Working là gì?

Hybrid Working là mô hình làm việc hiện đại, linh hoạt kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa tại các địa điểm khác nhau. Hybrid Working trao cho người lao động quyền tự chủ lựa chọn nơi làm việc theo cách họ muốn nhưng vẫn đảm bảo năng suất và tiến độ công việc.

Doanh nghiệp áp dụng Hybrid Working không theo một quy tắc chung nào, đây là sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Mô hình làm việc kết hợp mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên, giúp thúc đẩy năng suất làm việc, tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Đồng thời, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.

Các loại mô hình Hybrid Working phổ biến

Để doanh nghiệp triển khai thực hiện mô hình Hybrid Working hiệu quả, dưới đây là bốn mô hình làm việc kết hợp phổ biến được thiết lập và mang lại hiệu quả cao nhất.

Fixed hybrid work model (Mô hình làm việc kết hợp cố định)

Mô hình Hybrid Working này được doanh nghiệp thiết lập thời gian cụ thể nhân viên được làm việc từ xa và thời gian nhân viên phải đến văn phòng.

Ví dụ một số bộ phận của doanh nghiệp phải đến văn phòng làm việc vào thứ 2 hoặc thứ 4, các bộ phận còn lại đến văn phòng vào thứ 3 hoặc thứ 5.  Hoặc doanh nghiệp cho phép các nhân viên làm việc tại văn phòng đầu tuần và cuối tuần được làm việc từ xa.

Với các doanh nghiệp lựa chọn mô hình Hybrid Working cố định sẽ có những ưu điểm và hạn chế sau:

Ưu điểm:

• Các nhân viên có cơ hội tăng tương tác với nhau, xây dựng tinh thần gắn kết và hợp tác trong công việc.
• Nhân viên dễ dàng sắp xếp lịch trình các cuộc hẹn bên ngoài vào những ngày cố định trong tuần.
• Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi năng suất văn phòng.
• Phù hợp với các doanh nghiệp lớn

Hạn chế:

• Do phải tuân thủ theo lịch trình làm việc cố định nên thiếu sự lựa chọn cá nhân, gây gò bó, có thể dẫn đến giảm năng suất cho công việc cần hoàn thành.
• Nhân viên không phản ứng nhanh với các trường hợp khẩn cấp cần giải quyết.
• Không có khả năng giảm diện tích văn phòng, dẫn đến việc không giảm được chi phí mặt bằng cho doanh nghiệp.

Flexible hybrid work model (Mô hình làm việc kết hợp linh hoạt)

Mô hình Hybrid Working linh hoạt là cho phép nhân viên tự lựa chọn vị trí và giờ làm việc dựa trên các ưu tiên trong ngày của họ. Nhân viên không bắt buộc phải đến văn phòng khi không cần thiết.

Ví dụ: Nếu cần không gian thoải mái lên ý tưởng cho một dự án, người lao động có thể chọn quán cà phê là nơi làm việc. Nếu tham gia buổi họp, đào tạo cho nhân viên mới, người lao động có thể lựa chọn văn phòng là nơi gặp gỡ để training.

Tuy nhiên, mô hình làm việc kết hợp có những ưu điểm và tồn tại một số hạn chế sau

Ưu điểm:

• Nhân viên được quyền tự quyết định vị trí và thời gian làm việc linh hoạt, thuận lợi nhất với họ.
• Gắn kết doanh nghiệp với người lao động.
• Cải thiện lòng trung thành và sự hài lòng trong công việc vủa nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Mở rộng nguồn ứng viên tài năng, dẫn đến nguồn tư duy đa dạng.
• Cải thiện hiệu quả công việc, giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp và chi phí đi lại cho nhân viên.

Hạn chế:

• Khó khăn khi chọn ngày giờ để các nhân viên cùng làm việc nhóm trực tiếp.
• Khả năng đánh mất sợi dây liên kết giữa các nhân viên.

Remote-first hybrid work model (Mô hình làm việc kết hợp ưu tiên làm việc từ xa)

Mô hình làm việc Hybrid Working ưu tiên làm việc từ xa nghĩa là nhân viên không thường xuyên ghé qua văn phòng để giải quyết công việc mà hầu hết thời gian làm viêc của họ là ở nhà hoặc tại một địa điểm nào đó họ lựa chọn.

Doanh nghiệp hoàn toàn tin tưởng vào đội ngũ nhân viên của mình, khuyến khích nhân viên làm việc từ xa, văn phòng chỉ được sử dụng với mục đích khi cần gặp gỡ khách hàng, ký kết hợp đồng…

Khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể không cần có mặt bằng văn phòng, tất cả các nhân viên sẽ gặp nhau ở bất cứ khu vực nào vào thời gian họ thấy phù hợp.

Những ưu điểm và hạn chế của mô hình Hybrid Working ưu tiên làm việc từ xa

Ưu điểm:

• Nhân viên có thể làm việc online ở bất cứ đâu và tự quản lý công việc của họ.
• Cải thiện hiệu suất làm việc, tăng sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
• Cắt giảm được chi phí văn phòng cho doanh nghiệp bao gồm các khoản: thuê văn phòng, chi phí ăn uống, đi lại của nhân viên.

Hạn chế:

• Thách thức nhà quản lý doanh nghiệp phải quản lý tốt hơn để theo dõi, đảm bảo hiệu suất làm việc của các nhân viên tại nhiều địa điểm khác nhau.
• Khả năng khiến nhân viên có cảm giác bị cô lập khi ít giao tiếp, tương tác trực tiếp với nhau.
• Gây khó khăn trong việc duy trì văn hóa công ty và xây dựng tinh thần đồng đội.

Office-first hybrid work model (Mô hình làm việc kết hợp ưu tiên làm việc tại văn phòng)

Mô hình Hybrid Working ưu tiên làm việc tại văn phòng phù hợp với những loại hình công việc cần sự phối hợp chặt chẽ, tinh thần đồng đội cao như: xây dựng, nghiên cứu, sản xuất…

Với mô hình này, nhân viên có thể linh hoạt chọn một hoặc hai ngày trong tuần để làm việc từ xa. Thời gian còn lại họ phải có mặt ở văn phòng để giải quyết những công việc liên quan.

Một số ưu điểm và hạn chế của mô hình Hybrid Working ưu tiên làm việc tại văn phòng

Ưu điểm:

• Cho phép nhân viên làm việc linh hoạt và có thể cải thiện năng suất làm việc cá nhân.
• Duy trì được văn hóa công ty của doanh nghiệp.
• Khuyến khích nâng cao tinh thần cộng tác, làm việc theo nhóm cho đội ngũ nhân viên.

Hạn chế:

• Cần hệ thống quản lý nhân viên tốt hơn để đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• không phù hợp với những doanh nghiệp đòi hỏi nhân viên phải làm việc độc lập.

Hybrid Working đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Việc chuyển sang mô hình làm việc Hybrid Working mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên và cả doanh nghiệp. Một số lợi ích dễ dàng nhận thấy như:

• Linh hoạt thời gian và địa điểm làm việc cho nhân viên mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc. Đồng thời, giảm được áp lực công việc cho nhân viên. Từ đó, nâng cao năng suất lao động.
• Chi phí văn phòng sẽ được giảm thiểu đáng kể. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tăng chi phí đầu tư từ nguồn chi phí tiết kiệm được để nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm mục đích cải thiện lợi nhuận.
• Doanh nghiệp có thể mở rộng nguồn ứng viên tài năng ở khắp mọi nơi mà không bị giới hạn về khoảng cách địa lý, hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc.
• Tăng sự cân bằng trong công việc và cuộc sống của người lao động. Giúp họ có niềm tin, gắn kết hơn với doanh nghiệp.

Cách xây dựng văn hóa làm việc theo Hybird Working

Khi áp dụng mô hình làm việc linh hoạt Hybrid Working, các doanh nghiệp có thể lo ngại đến vấn đề duy trì văn hóa công ty và cách quản lý người lao động. Nếu không có sự tương tác trực tiếp giữa các nhân viên cũng có thể dẫn đến giảm năng suất làm việc và giảm doanh thu của doanh nghiệp.

Do đó, để xây dựng văn hòa làm việc theo Hybrid Working cần dựa trên sự tin tưởng, hòa nhập và đồng cảm giữa doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch phục vụ và chăm sóc, quan tâm đến đời sống của nhân viên khi họ làm việc từ xa.

Khi rời bỏ sự gò bó của môi trường văn phòng mà vẫn giữ nguyên vẹn văn hóa công ty, đòi hỏi cả doanh nghiệp và người lao động phải thay đổi suy nghĩ, cùng hướng đến một mục đích chung. Mục đích này có thể bao gồm như: cộng tác với đồng nghiệp, làm việc nhóm, mục tiêu hoàn thành công việc.

Đội ngũ nhân viên được phép lựa chọn nơi họ làm việc theo mong muốn mà không bỏ lỡ các kết nối cá nhân và xây dựng nhóm có lợi cho doanh nghiệp.

Lưu ý trước khi thực hiện mô hình Hybrid Working

Mô hình làm việc Hybrid Working có những hạn chế riêng đối với một số ngành nghề kinh doanh như: các dịch vụ làm đẹp, chăm sóc khách hàng, giáo dục, … Do đó, mỗi doanh nghiệp trước khi triển khai Hybrid Working cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lắng nghe, khảo sát ý kiến của nhân viên về mô hình làm việc kết hợp linh hoạt.
• Đánh giá nhu cầu không gian văn phòng.
• Xác định mục tiêu và thiết kế mô hình làm việc phù hợp với doanh nghiệp.
• Lập chính sách bảo mật dữ liệu toàn diện.
• Hỗ trợ, đào tạo các kỹ năng cần thiết, các kiến thức về công cụ kỹ thuật số cho nhân viên khi thực hiện làm việc từ xa tối ưu hiệu quả.
• Đảm bảo doanh nghiệp có một kênh giao tiếp hiệu quả để kết nối nhân viên là việc tai văn phòng và nhân viên làm việc từ xa.
• Xây dựng hệ thống ứng dụng công nghệ vào quản lý năng suất và báo cáo công việc của nhân viên.
• Lập kế hoạch thúc đẩy kết nối, hợp tác, hòa nhập giữa các nhân viên bằng các cuộc họp mặt, khen thưởng vào mỗi cuối tuần hoặc tháng, tạo động lực làm việc cho họ.

Lời kết

Người lao động đang có xu hướng mong muốn có một môi trường làm việc linh hoạt để có thể cân bằng cuộc sống cá nhân, sở thích và công việc. Mô hình làm việc kết hợp Hybrid Working trở thành lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động để tránh xảy ra nguy cơ đánh mất những tài năng của công ty mình về tay những đối thủ cạnh tranh. Và khi nhân viên có được sự chủ động trong công việc sẽ mang lại năng suất và kết quả cao hơn cho doanh nghiệp.